Il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF)è un sistema teleinformatico per la gestione dei flussi di fatturazione elettronica, gestito dal Direttore dell’Amministrazione Fiscale Nazionale.
Il KSeF ha lo scopo di emettere, ricevere, conservare le fatture strutturate, accedere alle fatture strutturate e segnare le fatture strutturate con il numero d’identificazione assegnato nel KSeF.
Una fattura strutturata si considera emessa il giorno in cui viene inviata nel Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica.

Gestisce i file XML delle fatture strutturate, secondo la struttura logica della fattura elettronica FA(2), e notifica il rifiuto delle fatture strutturate o l’impossibilità di emetterle. Funge da postino virtuale per la ricezione, il controllo formale e lo smistamento delle fatture strutturate ai destinatari.

I file XML delle fatture strutturate vengono trasmessi, tramite canali di comunicazione, al KSeF. Il sistema effettua un controllo formale dei file e, se la fattura strutturata è corretta con la struttura logica della fattura elettronica FA(2), notifica la data e l’ora dell’emissione della fattura strutturata e il numero di identificazione della fattura strutturata assegnato nel Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica, inserisce le fatture nell’area riservata del portale Fatture e le inoltra al destinatario. Se la fattura strutturata non è conforme alla struttura logica della fattura elettronica FA(2), il KSeF comunicherà la data e l’ora del rifiuto della fattura o l’impossibilità di emettere la fattura strutturata, se il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica non è disponibile.

I file XML, ovvero i file delle fatture strutturate, possono essere:
1. preparati direttamente nei programmi finanziari e contabili del contribuente e inviati su KSeF tramite API;
2. inviati utilizzando gli strumenti gratuiti forniti dal Ministero delle Finanze: l’applicazione KSeF del contribuente; oppure
3. i Microimprenditori hanno accesso alle funzionalità offerte dal Ministero delle Finanze attraverso l’applicazione web e-Mikrofirma.

Attualmente gli imprenditori possono utilizzare il sistema KSeF su base volontaria.
Durante il periodo facoltativo, le fatture strutturate funzionano sul mercato come una delle forme consentite per documentare le transazioni, accanto alle fatture cartacee e alle fatture elettroniche attualmente presenti sul mercato.
Attualmente, la ricezione di una fattura strutturata tramite KSeF è possibile dopo che il destinatario ha accettato questo metodo di ricezione della fattura.
Se la fattura strutturata non viene inviata a KSeF, si considera non emessa.
L’emissione di fatture strutturate non è subordinata all’accettazione del destinatario. Una fattura strutturata si considera ricevuta dal suo acquirente, tramite KSeF,  nel momento in cui KSeF le assegna un numero che la identifica nel sistema.