Krajowy System e – Faktur to system teleinformatyczny służący do zarządzania przepływami elektronicznego fakturowania, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
KSeF służy m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Zarządza plikami XML faktur ustrukturyzowanych, zgodnie ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) oraz powiadamia o odrzuceniu faktur ustrukturyzowanych lub niemożliwości ich wystawienia. Pełni rolę wirtualnego listonosza w zakresie przyjmowania, kontroli formalnej i sortowania faktur ustrukturyzowanych do odbiorców

I

Pliki XML faktur ustrukturyzowanych są przekazywane, za pomocą kanałów komunikacyjnych do KSeF. System dokonuje kontroli formalnej plików i jeśli faktura ustrukturyzowana jest poprawna ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), powiadamia o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur, umieszcza faktury w obszarze zastrzeżonym w portalu Faktur oraz przekazuje je odbiorcy.   Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest niezgoda ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), KSeF powiadamia o dacie i czasie odrzucenia faktury lub o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

Pliki XML, czyli faktury ustrukturyzowane, mogą być:
1. przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF przez API;
2. przesłane z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów: aplikacja podatnika KSeF lub
3. Mikroprzedsiębiorcy mają dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów poprzez aplikację webową e-Mikrofirma

Obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie.
W okresie fakultatywnym faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Aktualnie otrzymanie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF jest możliwe po uprzednim wyrażeniu zgody na ten sposób odbioru faktury przez jej odbiorcę.
Etap obligatoryjny od 1 lipca 2024 roku.
Jeśli faktura ustrukturyzowana nie zostanie przesłana do KSeF, uznaje się, że nie została wystawiona.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za otrzymaną przez jej nabywcę – przy użyciu KSeF – z chwilą przydzielenia jej przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w systemie.