Fakturowanie elektroniczne ma na celu unowocześnienie procesów fakturowania, usprawnienie obiegu dokumentów oraz wzmocnienie systemów fakturowania, z których korzystają przedsiębiorcy. Działania te mają również na celu zwalczanie oszustw podatkowych poprzez monitorowanie podatku VAT. Dla wielu firm jest to pierwszy krok w kierunku cyfryzacji biznesu, oferujący możliwości efektywniejszego zarządzania finansami. Po Włoszech, które w 2019 r. wprowadziły e-fakturowanie, wiele państw europejskich idzie za tym przykładem. Zwłaszcza Polska wyróżnia się jako jedna z pierwszych, które przyjęły politykę i technologię dostosowującą się do tej nowej rzeczywistości. Pierwotnie zaplanowane na 1 lipca 2024 r. przepisy zostały po raz pierwszy przedłużone w styczniu, na sześć miesięcy przed uruchomieniem, kiedy Ministerstwo Finansów ogłosiło przetarg na audyt systemu pośrednictwa KSeF.

Audyt uwypukla główne problemy związane z infrastrukturą

Odbyło się kilka spotkań, przeglądów i konsultacji na ten temat, w których wzięło udział ponad 10 000 uczestników. Zgodnie z przewidywaniami wynik został ogłoszony pod koniec kwietnia. 26 kwietnia 350-stronicowy dokument audytowy ujawnił poważne błędy w infrastrukturze przygotowanej na uruchomienie 1 lipca 2024 r., zagrażające bezpieczeństwu danych, wydajności i niezawodności systemu. W rezultacie infrastruktura zostanie przeprojektowana od podstaw, a nowe funkcje zostaną ogłoszone w nadchodzących miesiącach.

• Źle zaprojektowana architektura IT: niska wydajność systemu, awaryjność, problemy z bezpieczeństwem,
• Błędy i zaniedbania w zarządzaniu projektem: niewłaściwy nadzór nad projektem, dokumentacja prowadzona w sposób nieprzejrzysty i nieuporządkowany,
• Brak reakcji na sygnały ostrzegawcze: informacje o nieprawidłowościach w KSeF pojawiły się już w I półroczu 2023 r., ale nie było żadnych działań naprawczych.

Przedsiębiorcy, którzy już wcześniej inwestowali w rozwiązania pośrednictwa z KSeF, teraz znajdują się w stanie niepewności, obawiając się, że ich inwestycje poszły na marne.

Minister finansów Andrzej Domański wyznaczył dwa różne terminy obligatoryjnego przyjęcia rozporządzenia w oparciu o dochody przedsiębiorstw. Od 1 lutego 2026 r. firmy, których przychody w 2025 r. przekroczą 200 mln zł, będą zobowiązane do przyjęcia systemu, natomiast pozostali podatnicy będą musieli to zrobić do 1 kwietnia 2026 r. Ten stopniowy start pozwoli na ocenę funkcjonowania systemu w pierwszej kolejności w przypadku większych firm o większym wolumenie i złożoności.

Oczekiwanie na unijny projekt ViDA

Projekt ViDA ma na celu stworzenie standardowego systemu dla wszystkich transakcji B2B w UE. Data przyjęcia została zmieniona kilkakrotnie, ale oczekuje się, że rozpocznie się między 2028 a 2030 rokiem. Takie ramy czasowe mogą być problematyczne, biorąc pod uwagę szybkość, z jaką zmieniają się przepisy rynkowe, innowacje technologiczne i zmieniające się przepisy. Minister gospodarki Marcin Łoboda zadeklarował, że Polska zamierza wdrożyć KSeF jeszcze przed projektem VIDA, ale zadba o to, aby był on dostosowany do wymogów europejskich proponowanych przez projekt.

Kompleksowy audyt systemu KSeF w Polsce ujawnia istotne wyzwania w zakresie infrastruktury i bezpieczeństwa danych, co skłania do zmiany harmonogramu wdrożenia. Sytuacja ta stwarza niepewność dla przedsiębiorców, którzy zainwestowali w rozwiązania KSeF. Pomimo tych wyzwań polski rząd pozostaje zaangażowany w modernizację systemu fakturowania i dostosowanie go do europejskich standardów określonych w projekcie ViDA.

Nasi klienci nie muszą się martwić, ponieważ nasz zespół programistów będzie ściśle monitorował wszystkie fazy procesu przeprojektowania i aktualizował nasz system o wszelkie nowe wymagania. To proaktywne podejście zapewni bezproblemowe przejście i ciągłą zgodność ze zmieniającymi się przepisami.