W związku z tym, że z niecierpliwością czekamy na oficjalną datę rozpoczęcia KSeF, która ma zostać ogłoszona w najbliższych tygodniach, zagłębmy się w obecny krajobraz po konsultacjach. Jednym z kluczowych aspektów, który firmy muszą zrozumieć, jest wykorzystanie kodów QR w celu ochrony integralności faktur, zwłaszcza gdy faktury muszą być przeglądane z zewnątrz z domeny firmy.

Metody generowania kodów QR

Generowanie kodu QR jest procesem wieloaspektowym, uzależnionym od okoliczności towarzyszących funkcjonowaniu KSeF. Istnieją dwie podstawowe metody generowania kodów QR, z których każda jest dostosowana do panujących warunków:

• Tryb online: Gdy połączenie z KSeF jest możliwe, kod QR służy jako streszczenie faktury na podstawie jej treści i numeru KSeF (numeru referencyjnego). Metoda ta zapewnia synchronizację w czasie rzeczywistym z bazami danych KSeF.
• Tryb offline: W scenariuszach, w których dostępność KSeF jest zagrożona (co sygnalizują komunikaty w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów), kody QR generowane są na podstawie treści faktury i tokena awaryjnego. Token ten, uzyskany wcześniej z KSeF za pośrednictwem API lub GUI, pozostaje ważny przez kilka lat i na wielu fakturach.

Po zeskanowaniu kodu QR nabywca otrzymuje potwierdzenie, że faktura została przesłana do KSeF przez wystawcę, a jej wyświetlanie pokrywa się z przesłanymi danymi. Późniejsze kontrole zatwierdzające, które zostaną określone przez Ministerstwo Finansów, jeszcze bardziej zwiększają przejrzystość transakcji.

Kiedy jest to wymagane?

Konieczność posiadania kodu QR pojawia się w szczególnych przypadkach, gdy faktury wymagają wglądu zewnętrznego. Należą do nich:

• Przesyłki zagraniczne: W przypadku faktur wysyłanych za granicę, gdzie podmioty zagraniczne nie mają bezpośredniego dostępu do KSeF, widoczność i autentyczność dokumentu zapewnia wersja PDF wraz z kodem QR.
• Transakcje biznesowe z Polską: W umowach przewidujących wydawanie fizycznych kopii polskim firmom, kod QR uzupełnia drukowane faktury, ułatwiając weryfikację.
• Scenariusze offline: W okresach trybu offline kody QR są niezbędne. Zgodnie z powyższymi procedurami faktury są wysyłane do nabywców pocztą elektroniczną lub w formie papierowej.

Priorytetowo traktując wdrażanie kodów QR, firmy nie tylko dbają o zgodność z regulacjami KSeF, ale także zwiększają przejrzystość i zaufanie do transakcji finansowych. Co więcej, takie proaktywne podejście sprzyja stabilnemu procesowi onboardingu przedsiębiorców i daje wystarczająco dużo czasu na przygotowanie faktur w ramach KSeF.

Podsumowując, wykorzystanie kodów QR w ekosystemie KSeF podkreśla zaangażowanie w efektywność operacyjną, przestrzeganie przepisów i zwiększone bezpieczeństwo finansowe. W miarę jak firmy dostosowują się do transformacji cyfrowej, wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, takich jak kody QR, ma zasadnicze znaczenie w poruszaniu się po zmieniającym się krajobrazie fakturowania elektronicznego.