Mentre attendiamo con impazienza la data di inizio ufficiale di KSeF, che sarà annunciata nelle prossime settimane, approfondiamo il panorama attuale dopo le consultazioni. Un aspetto cruciale che le aziende devono comprendere è l’uso dei codici QR per salvaguardare l’integrità delle fatture, in particolare quando le fatture devono essere visualizzate esternamente dal dominio dell’azienda.

Metodi per la generazione del QR Code

La generazione di un codice QR è un processo sfaccettato, che dipende dalle circostanze che circondano le operazioni di KSeF. Esistono due metodi principali per la generazione di codici QR, ciascuno adattato alle condizioni prevalenti:

• Modalità online: quando la connettività a KSeF è fattibile, il codice QR funge da sinossi della fattura in base al suo contenuto e al numero KSeF (reference number). Questo metodo garantisce la sincronizzazione in tempo reale con i database KSeF.
• Modalità offline: negli scenari in cui l’accessibilità di KSeF è compromessa (come segnalato dagli annunci nel Bollettino di informazione al pubblico del Ministero delle Finanze), i codici QR vengono generati in base al contenuto della fattura e a un token di emergenza. Questo token, ottenuto in precedenza da KSeF tramite API o GUI, rimane valido per diversi anni e su più fatture.

Dopo aver scansionato il codice QR, l’acquirente riceve la conferma che la fattura è stata inviata a KSeF dall’emittente e la sua visualizzazione è in linea con i dati trasmessi. I successivi controlli di convalida, che saranno specificati dal Ministero delle Finanze, migliorano ulteriormente la trasparenza delle transazioni.

Quando è richiesto?

La necessità di un codice QR sorge in casi specifici in cui le fatture richiedono una visualizzazione esterna. Questi includono:

• Spedizioni internazionali: per le fatture destinate all’estero, dove le entità estere non possono accedere direttamente a KSeF, una resa PDF accompagnata da un codice QR garantisce la visibilità e l’autenticità del documento.
• Transazioni commerciali con la Polonia: negli accordi che prevedono l’emissione di copie fisiche alle aziende polacche, un codice QR integra le fatture stampate, facilitando la verifica.
• Scenari offline: durante i periodi di modalità offline, i codici QR sono indispensabili. Seguendo le procedure sopra descritte, le fatture vengono inviate agli acquirenti via e-mail o in formato cartaceo.

Nel dare priorità all’implementazione dei codici QR, le aziende non solo sostengono la conformità alle normative KSeF, ma rafforzano anche la trasparenza e la fiducia nelle transazioni finanziarie. Inoltre, questo approccio proattivo favorisce un processo di onboarding stabile per gli imprenditori e consente di avere tutto il tempo necessario per la preparazione delle fatture nell’ambito di KSeF.

In conclusione, l’utilizzo dei codici QR all’interno dell’ecosistema KSeF sottolinea l’impegno per l’efficienza operativa, il rispetto delle normative e una maggiore sicurezza finanziaria. Man mano che le aziende si adattano alla trasformazione digitale, l’adozione di soluzioni innovative come i codici QR è fondamentale per navigare nel panorama in evoluzione della fatturazione elettronica.